Omgang met gegevens

Eindverantwoordelijk voor de parochiële administratie
Een parochie kent veel secretariële en administratieve werkzaamheden. Sommige zijn door het kerkelijk wetboek voorgeschreven, andere door wettelijke voorschriften of regelgeving van de bisschop of het bisdom. De pastoor en het bestuur zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goede parochiële administratie. De administratie moet zorgvuldig bewaakt worden omdat er persoonlijke gegevens mee gemoeid zijn.

Belang van het bijhouden van de ledenadministratie

De Kerk is een gemeenschap van mensen. Een gemeenschap waar contacten worden gelegd en onderhouden. Waar zorg is voor elkaar en de leden worden geïnformeerd. Om dit goed te kunnen doen moeten de leden bij naam en toenaam gekend zijn. Daarom is het van belang dat namen, adressen en andere, pastorale gegevens worden bijgehouden in de ledenadministratie. De parochie kan verschillende doelgroepen een gepast aanbod doen en op basis van geregistreerde gegevens een pastoraat op maat bieden. Dit is van levensbelang voor een vitale parochie. Een belang dat alleen maar toeneemt gelet op de schaalvergroting van parochies waardoor priesters, diakens en pastoraal werkers de parochianen steeds minder persoonlijk kennen.

Het omgaan met Privacygegevens

Om binnen de parochie op een juiste wijze met privacygegevens om te gaan zijn er regels vastgelegd in een Reglement, dat aan is gepast naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming: Algemeen reglement bescherming persoonsgegevens parochies 2018. 

Om kerkleden te informeren hoe er binnen onze parochie met gegevens wordt omgegaan is er een privacyverklaring beschikbaar: Privacyverklaring RK parochies versie 24 mei 2018 Parochie St. Franciscus van Assisië.

In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht de informatie schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer (nieuwe) personen (voor het eerst) worden opgenomen in het RK ledenbestand en in onderstaande situaties moet aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt:

• Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel.
• Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat.
• Aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de RK kerk.
• Aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de RK Kerk.
• Aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de RK Kerk.